Zarządzanie nieruchomościami – obowiązki i historia zawodu

Zarządzanie nieruchomościami to dynamicznie rozwijająca się dziedzina, która łączy aspekty prawne, finansowe, techniczne oraz administracyjne. Współczesny zarządca nieruchomości pełni kluczową rolę w utrzymaniu budynków, zapewnieniu ich rentowności oraz spełnianiu wymogów prawnych i ekologicznych. W Polsce zawód ten przeszedł znaczące zmiany na przestrzeni ostatnich dekad, zwłaszcza po transformacji ustrojowej w 1989 roku, kiedy to prywatny rynek nieruchomości zaczął się dynamicznie rozwijać. Celem niniejszego artykułu jest omówienie kluczowych aspektów zarządzania nieruchomościami, w tym obowiązków zarządców, regulacji prawnych oraz wyzwań, przed którymi stoją właściciele budynków i wspólnoty mieszkaniowe. Przeanalizowane zostaną także zmiany legislacyjne, które wpłynęły na ten zawód, a także rola organizacji branżowych w kształtowaniu standardów zarządzania nieruchomościami.

Historia zawodu zarządcy nieruchomości

Zawód zarządcy nieruchomości w Polsce w latach 1989–1997

Okres między 1989 a 1997 rokiem to czas przejściowy dla zarządzania nieruchomościami. Po transformacji ustrojowej Polska przechodziła od gospodarki centralnie planowanej do rynkowej, co wiązało się z gruntownymi zmianami w sektorze nieruchomości. W tym czasie zawód zarządcy nieruchomości jeszcze formalnie nie istniał w postaci uregulowanej prawnie, ale stopniowo wyłaniały się nowe zasady zarządzania majątkiem nieruchomym. Po upadku PRL państwo stopniowo przestawało być głównym właścicielem i zarządcą nieruchomości, a w miejsce scentralizowanego systemu zaczęła rozwijać się własność prywatna oraz nowe formy zarządzania.

Po 1989 roku zarządzanie nieruchomościami w Polsce zaczęło kształtować się w nowej rzeczywistości rynkowej. Zajmowali się nim zarówno byli pracownicy administracji państwowej, jak i nowo powstające firmy prywatne, które dostrzegły rosnące zapotrzebowanie na usługi w tym sektorze. W początkowym okresie nie istniały żadne wymogi licencyjne ani formalne kwalifikacje – praktycznie każdy mógł podjąć się zarządzania nieruchomościami, co prowadziło do dużej swobody w prowadzeniu działalności. Powstawały pierwsze firmy oferujące usługi administracyjne i techniczne na zlecenie właścicieli budynków, jednak brakowało jednolitych standardów oraz mechanizmów kontroli jakości. W efekcie rynek zarządzania nieruchomościami rozwijał się w sposób nieskoordynowany, a poziom świadczonych usług był zróżnicowany.

Podstawy prawne zarządzania nieruchomościami przed 1997 rokiem

W latach 1989–1997 nie było jednej ustawy regulującej zawód zarządcy nieruchomości, ale istniało kilka kluczowych aktów prawnych dotyczących nieruchomości:

• Kodeks cywilny (1964) – określał podstawowe zasady własności nieruchomości.
• Ustawa o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (1985, nowelizowana w 1991 r.) – regulowała obrót nieruchomościami państwowymi i komunalnymi.
• Ustawa o własności lokali (1994) – umożliwiła tworzenie wspólnot mieszkaniowych, co zwiększyło zapotrzebowanie na profesjonalnych zarządców nieruchomości.

Regulacja zarządzania nieruchomościami

Ustawa o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 115 poz. 741) była kluczowym aktem prawnym, który uporządkował i uregulował kwestie związane z zarządzaniem nieruchomościami w Polsce. Wprowadziła szereg istotnych zmian, które miały na celu profesjonalizację tego sektora i zwiększenie jakości świadczonych usług.

Kluczowe postanowienia ustawy z 1997 roku obejmowały:

• Wymogi kwalifikacyjne: Osoby pragnące wykonywać zawód zarządcy nieruchomości musiały uzyskać licencję zawodową, co wiązało się z spełnieniem określonych kryteriów edukacyjnych i praktycznych.
• Odpowiedzialność zawodowa: Zarządcy nieruchomości byli zobowiązani do przestrzegania standardów zawodowych, a naruszenie obowiązków mogło skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną.
• Obowiązkowe ubezpieczenie: Ustawa nakładała na zarządców obowiązek posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku z wykonywaniem czynności zawodowych.

Deregulacja zawodu zarządcy nieruchomości

Deregulacja zawodu zarządcy nieruchomości w Polsce miała miejsce 1 stycznia 2014 roku na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. 2013 poz. 829). Reforma ta była częścią szerszego procesu deregulacji zawodów, który miał na celu ułatwienie dostępu do rynku pracy oraz zwiększenie konkurencyjności w sektorze usług.

W wyniku zmian zniesiono obowiązek posiadania licencji zarządcy nieruchomości, co oznaczało, że od 2014 roku każda osoba mogła świadczyć usługi w zakresie zarządzania nieruchomościami bez konieczności spełniania wcześniej wymaganych formalnych kryteriów, takich jak wykształcenie kierunkowe, odbycie praktyki zawodowej czy zdanie egzaminu państwowego. Deregulacja wzbudziła liczne kontrowersje – zwolennicy argumentowali, że zwiększy ona dostępność usług i obniży koszty dla właścicieli nieruchomości, natomiast przeciwnicy wskazywali na ryzyko obniżenia jakości usług i brak skutecznych mechanizmów kontroli nad rynkiem

Akty prawne regulujące zarządzanie nieruchomościami

Zawód zarządcy nieruchomości w Polsce jest regulowany przez szereg aktów prawnych, które określają zasady jego wykonywania, prawa i obowiązki. Do najważniejszych z nich należą:

1. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami: Jest to podstawowy akt prawny definiujący pojęcie zarządcy nieruchomości oraz określający zasady zarządzania nieruchomościami.
2. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali: Reguluje kwestie związane z własnością lokali oraz funkcjonowaniem wspólnot mieszkaniowych, w których zarządca nieruchomości odgrywa kluczową rolę.
3. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane: Określa obowiązki zarządcy nieruchomości w zakresie utrzymania obiektów budowlanych w należytym stanie technicznym i użytkowym.
4. Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach: Nakłada na zarządców nieruchomości obowiązki związane z utrzymaniem czystości i porządku na terenie zarządzanych nieruchomości.
5. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie: Określa techniczne wymagania dotyczące budynków, które zarządca nieruchomości musi uwzględniać w swojej pracy.

Dodatkowo, Kodeks etyki zawodowej pośredników i zarządców nieruchomości ustanowiony przez Polską Federację Rynku Nieruchomości określa standardy etyczne obowiązujące zarządców nieruchomości. (pfrn.pl)

Warto zaznaczyć, że w 2014 roku zawód zarządcy nieruchomości został zderegulowany, co oznaczało zniesienie obowiązku posiadania licencji zawodowej. Obecnie, mimo braku formalnych wymogów licencyjnych, zarządcy nieruchomości są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz standardów etycznych w swojej działalności.

Obowiązki zarządców nieruchomości

Prowadzenie dokumentacji

• Sporządzanie i aktualizowanie ewidencji nieruchomości (np. stan prawny, struktura własnościowa, użytkownicy) – [Ustawa o gospodarce nieruchomościami, art. 186].
• Prowadzenie księgi obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej – [Prawo budowlane, art. 64].
• Archiwizacja umów z dostawcami usług, wykonawcami oraz najemcami – [Kodeks cywilny, art. 659].
• Sporządzanie sprawozdań z działalności zarządu nieruchomości dla właścicieli i wspólnot mieszkaniowych – [Ustawa o własności lokali, art. 29].

Zarządzanie umowami

• Zawieranie umów z firmami sprzątającymi, ochroniarskimi, konserwacyjnymi – [Kodeks cywilny, art. 353].
• Negocjowanie warunków współpracy z dostawcami mediów (woda, energia, gaz, internet) – [Ustawa o dostawie energii, art. 5].
• Monitorowanie realizacji umów i egzekwowanie ich warunków – [Kodeks cywilny, art. 471].
• Wypowiadanie umów, gdy warunki nie są spełniane – [Kodeks cywilny, art. 746].

Obsługa mieszkańców / właścicieli lokali

• Organizowanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej i protokołowanie ich przebiegu – [Ustawa o własności lokali, art. 30].
• Rozwiązywanie sporów między mieszkańcami, mediacje w sprawach sąsiedzkich – [Kodeks cywilny, art. 144].
• Informowanie lokatorów o planowanych remontach, podwyżkach opłat, przepisach – [Ustawa o własności lokali, art. 27].
• Organizowanie głosowań wspólnoty nad kluczowymi decyzjami (np. remonty, zmiany w budżecie) – [Ustawa o własności lokali, art. 23].

Rozliczenia i kontrola finansowa

• Pobieranie i rozliczanie czynszów, zaliczek na fundusz remontowy, opłat eksploatacyjnych – [Ustawa o własności lokali, art. 14].
• Kontrola terminowości wpłat oraz egzekwowanie zaległości finansowych – [Kodeks postępowania cywilnego, art. 777].
• Prowadzenie rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej lub nieruchomości komercyjnej – [Ustawa o rachunkowości, art. 2].
• Rozliczanie kosztów wspólnych (np. energia elektryczna na klatkach schodowych, wywóz śmieci) – [Ustawa o odpadach, art. 6].

Planowanie budżetu

• Opracowanie rocznego budżetu wspólnoty mieszkaniowej lub nieruchomości – [Ustawa o własności lokali, art. 30].
• Planowanie wydatków na bieżące utrzymanie i remonty – [Prawo budowlane, art. 62].
• Analiza kosztów i optymalizacja wydatków na zarządzanie budynkiem – [Kodeks cywilny, art. 355].
• Doradztwo w sprawie inwestycji zwiększających wartość nieruchomości – [Ustawa o gospodarce nieruchomościami, art. 175].

Fundusz remontowy

• Gromadzenie środków na remonty i modernizacje budynku – [Ustawa o własności lokali, art. 14].
• Planowanie długoterminowych inwestycji w poprawę stanu technicznego – [Prawo budowlane, art. 29].
• Kontrola nad wydatkowaniem środków remontowych – [Ustawa o własności lokali, art. 30].

Utrzymanie stanu technicznego budynku

• Organizowanie obowiązkowych przeglądów technicznych – [Prawo budowlane, art. 62].
• Monitorowanie stanu elewacji, dachów, klatek schodowych, piwnic – [Prawo budowlane, art. 61].
• Zlecanie napraw i konserwacji urządzeń wspólnych – [Kodeks cywilny, art. 662].
• Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowników nieruchomości – [Prawo budowlane, art. 5].

Organizacja remontów i modernizacji

• Planowanie i przeprowadzanie prac remontowych i inwestycyjnych – [Prawo budowlane, art. 29].
• Przeprowadzanie przetargów na wykonawców prac budowlanych i modernizacyjnych – [Ustawa o zamówieniach publicznych, art. 2].
• Nadzór nad jakością wykonywanych remontów – [Prawo budowlane, art. 62].
• Kontrola wydatków na inwestycje – [Ustawa o finansach publicznych, art. 44].

Obowiązki prawne i reprezentacyjne

• Znajomość i stosowanie przepisów prawa budowlanego, ustawy o gospodarce nieruchomościami, ustawy o własności lokali – [Prawo budowlane, art. 3].
• Zabezpieczenie zgodności działań wspólnoty mieszkaniowej z regulacjami prawnymi – [Ustawa o własności lokali, art. 27].
• Przestrzeganie norm ochrony przeciwpożarowej i bezpieczeństwa budynków – [Ustawa o ochronie przeciwpożarowej, art. 4].

Obowiązki związane z ochroną środowiska i zarządzaniem ekologicznym

• Organizowanie selektywnej zbiórki odpadów zgodnie z lokalnymi przepisami – [Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, art. 3].
• Monitorowanie efektywności energetycznej budynku i wdrażanie oszczędności – [Ustawa o efektywności energetycznej, art. 8].
• Planowanie termomodernizacji i inwestycji w odnawialne źródła energii – [Ustawa o wspieraniu termomodernizacji, art. 5].
• Kontrola emisji zanieczyszczeń i współpraca z firmami zajmującymi się gospodarką odpadami – [Ustawa o ochronie środowiska, art. 80].

Zarządzanie wynajmem nieruchomości

Zarządzanie najmem stanowi specyficzny segment zarządzania nieruchomościami, który koncentruje się na administrowaniu procesem wynajmu lokali mieszkalnych i komercyjnych. Mimo swojej odrębności podlega tym samym regulacjom prawnym, które obowiązują w szerszej kategorii zarządzania nieruchomościami, w tym przepisom Kodeksu cywilnego, ustawie o gospodarce nieruchomościami oraz przepisom dotyczącym ochrony praw lokatorów. Zarządca najmu, podobnie jak klasyczny zarządca nieruchomości, zobowiązany jest do należytej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków, dbałości o interesy właściciela oraz przestrzegania norm dotyczących bezpieczeństwa budynków i relacji z najemcami. Deregulacja zawodu zarządcy nieruchomości w 2014 roku objęła również ten obszar, co doprowadziło do wzrostu liczby podmiotów oferujących usługi zarządzania najmem, ale także wywołało dyskusje o konieczności zachowania standardów jakości i odpowiedzialności zawodowej w tym sektorze.

Masz pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z Rent Partner – pomożemy Ci wynająć mieszkanie bez ryzyka i z pełnym spokojem!