W Rent Partner stawiamy na długoterminową współpracę z właścicielami mieszkań. Dokładamy starań aby budować partnerskie, nietransakcyjne relacje, które wykraczają po za sztywne zapisy umowy. Wielu właścicieli współpracuje z nami od początku istnienia firmy od 2015 r., powierzając nam kolejne mieszkania i polecając swoim bliskim. Zdarzają się jednak sytuacje, w których z różnych powodów współpraca dobiega końca i należy przeprowadzić proces zakończenia umowy zarządzania najmem.
Dlaczego właściciele rozwiązują umowę zarządzania najmem?
Powody są różne i często wynikają ze zmiany sytuacji życiowej właściciela. Zdarza się, że ktoś chce wrócić do samodzielnego zarządzania mieszkaniem, bo ma więcej czasu albo chce mieć pełną kontrolę nad najmem. Czasem decyzja wynika z planów sprzedaży nieruchomości albo zmiany strategii inwestycyjnej. Bywa też tak, że właściciel przeprowadza się do innego miasta lub kraju i porządkuje swoje sprawy, zamykając część współprac. W innych przypadkach pojawia się potrzeba zmiany modelu najmu, na przykład przejście z wynajmu długoterminowego na krótkoterminowy albo odwrotnie.
Nie można też pominąć sytuacji, w których współpraca po prostu nie spełnia oczekiwań właściciela. Może to dotyczyć poziomu dochodu, komunikacji czy sposobu zarządzania mieszkaniem. To naturalne i wpisane w każdą relację biznesową.
Niezależnie od powodu, kiedy współpraca dobiega końca, naszym priorytetem jest to, żeby wszystko zostało domknięte w uporządkowany sposób. Dbamy o bieżące sprawy mieszkania, rozliczenia i kontakt z najemcami aż do ostatniego dnia. Zależy nam, żeby rozstać się w dobrej atmosferze i zostawić po sobie dobre wspomnienia.
Gdy pojawia się wola rozwiązania umowy zależy nam aby zakańczać współprace szybko, bez zbędnej zwłoki. Dlatego umowy z właścicielami podpisujemy na czas nieokreślony, z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, bez kar czy opłat za przedterminowe rozwiązanie umowy.
Jak wypowiedzieć umowę zarządzania najmem?
Każda umowa zarządzania najmem reguluje sposób jej zakończenia. Zazwyczaj, wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną. W praktyce oznacza to, że dopiero przekazanie podpisanego dokumentu jest podstawą do rozpoczęcia procesu zakończenia współpracy. Najprostsze rozwiązanie to przygotowanie pisma, podpisanie go i przesłanie skanu mailem do osoby, która opiekuje się mieszkaniem. Taka forma jest szybka i pozwala sprawnie przejść do kolejnych kroków.
W naszym przypadku umowę można rozwiązać również elektronicznie, tak jak została podpisana.
Często zanim pojawi się formalne wypowiedzenie, właściciele kontaktują się z nami wcześniej i ustalamy szczegóły zakończenia współpracy. Rozmawiamy o terminach, przekazaniu mieszkania, rozliczeniach czy dalszym kontakcie z najemcami. To naturalny etap, który pomaga wszystko uporządkować.
Po podpisaniu wypowiedzenia przez obie strony wskazujemy, do kiedy odpowiadamy za zarządzanie mieszkaniem. Dzięki temu obie strony mają pełną jasność co do kolejnych kroków i terminów.
Czy można zakończyć współpracę bez okresu wypowiedzenia?
Choć taka sytuacja nam się jeszcze nie zdarzyła, to w umowie znajdują się zapisy, które określają szczególne przypadki pozwalające na zakończenie współpracy ze skutkiem natychmiastowym. Dotyczą one konkretnych sytuacji i są jasno opisane jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Jeśli jednak nie wystąpi żadna z tych wyjątkowych okoliczności, obowiązuje standardowy okres wypowiedzenia. To daje obu stronom czas na spokojne uporządkowanie wszystkich spraw związanych z mieszkaniem i najmem. Zawsze staramy się zakończyć współpracę tak szybko jak to możliwe. Jeżeli właściciel zakomunikuje określoną potrzebę, sprawdzimy czy jej spełnienie jest możliwe przy jednoczesnym uporządkowanym zamknięciu współpracy. Dzięki temu zarówno właściciel, jak i najemcy mają jasność sytuacji, a całe przekazanie przebiega bez problemów.
Jak wygląda zakończenie współpracy z zarządcą najmu?
Po złożeniu wypowiedzenia i jego potwierdzeniu ustalamy szczegóły zakończenia współpracy. Każda sytuacja wygląda trochę inaczej, dlatego dopasowujemy działania do konkretnego mieszkania, najemców i planów właściciela.
Przez cały okres wypowiedzenia nadal zarządzamy mieszkaniem bez zmian. Dbamy o kontakt z najemcami, pilnujemy płatności, reagujemy na bieżące zgłoszenia od najemców i prowadzimy wszystkie działania tak, jak w trakcie standardowej współpracy.
W tym czasie ustalamy również, jak ma wyglądać przekazanie mieszkania. Może to być przejęcie zarządzania przez właściciela albo inną firmę. Ustalamy zakres przekazywanych informacji, dokumentów i kontaktów, tak żeby cały proces był uporządkowany i nie powodował problemów po zakończeniu współpracy.
Na koniec przygotowujemy podsumowanie. Obejmuje ono aktualną sytuację najmu, rozliczenia, status najemców oraz rekomendacje na kolejne miesiące. Chodzi o to, żeby właściciel miał pełen obraz i mógł podejmować decyzje bez zgadywania.
Bardzo ważne jest też to, żeby do momentu zakończenia współpracy zachować ciągłość działań. Przedwczesne przejmowanie mieszkania lub zmiany w komunikacji z najemcami mogą wprowadzić niepotrzebny chaos. Dlatego zawsze rekomendujemy, żeby wszystkie zmiany odbywały się w ustalonym terminie.
Pod koniec współpracy prosimy też o informację zwrotną. To dla nas ważny moment, bo pozwala spojrzeć na całość z perspektywy właściciela i wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Proces zakończenia zarządzania najmem (checklista)
Poniżej masz zamieszczamy uporządkowany proces zakończenia współpracy.
1. Ustalenia formalne z właścicielem
- potwierdzenie zakończenia współpracy (mail / podpisanie porozumienia)
- podpisanie rozwiązania umowy za porozumieniem stron
- ustalenie daty przekazania mieszkania
2. Najemca (jeśli jest)
- poinformowanie najemcy o zakończeniu współpracy i przekazanie kontaktu do właściciela
- ustalenie, czy najem trwa dalej czy następuje wyprowadzka
Jeśli najemca się wyprowadza:
- wyprowadzka najemców
- wykonanie protokołu zdawczo-odbiorczego
- weryfikacja stanu mieszkania (uszkodzenia, zabrudzenia)
- zlecenie napraw / sprzątania (jeśli wymagane)
- rozliczenie kaucji, zwrot dla najemcy po rozliczeniu napraw, sprzątania i mediów
Jeśli najem trwa dalej:
- przekazanie właścicielowi: umowy, protokołów, zdjęć
- przekazanie kontaktu do najemcy
- przekazanie informacji o rozliczeniach (czynsz, media, schemat płatności)
- przekazanie stanów liczników
3. Rozliczenia finansowe
- przygotowanie końcowego rozliczenia właściciela (koszty, media, usługi)
- rozliczenie za zarządzanie
- wystawienie ostatniej faktury za zarządzanie
- zamknięcie wszystkich płatności (wykonawcy, sprzątanie, naprawy itd.)
4. Media i pełnomocnictwa
- odpięcie pełnomocnictw PGE, PGNiG (wylogowanie z eBOK)
- odpięcie pełnomocnictwa mBank
- odwołanie pełnomocnictw w administracji i innych instytucjach gdzie było używane
- poinformowanie wspólnoty o zmianie zarządcy/właściciela jako kontaktu
- przekazanie właścicielowi informacji o aktualnych umowach (internet, media)
5. Przekazanie mieszkania i rzeczy
- zwrot kluczy i pilotów
- przekazanie dokumentów papierowych (jeśli są)
- zwrot przechowywanych w magazynie rzeczy właściciela
6. Systemy i ogłoszenia
- usunięcie mieszkania z ERP i portali ogłoszeniowych
- archiwizacja oferty i dokumentacji w systemie
- odpięcie mieszkania z CRM i systemów wewnętrznych
7. Zamknięcie operacyjne
- upewnienie się, że wszystkie zgłoszenia/usterki są zamknięte lub przekazane właścicielowi
- przekazanie pełnej dokumentacji właścicielowi (folder / link)
- zamknięcie sprawy w systemie / oznaczenie jako zakończona
FAQ Najczęściej zadawane pytania o zakończenie umowy zarządzania najmem
Czy po zakończeniu współpracy otrzymam zdjęcia mieszkania wykonane na początku współpracy?
Tak, zdjęcia robione przez fotografa przekazujemy właścicielowi zazwyczaj od razu po sesji. Stanowią one własność właściciela.
Jeśli w trakcie współpracy była realizowana sesja zdjęciowa na potrzeby wynajmu, materiały te są do Twojej dyspozycji. Możesz je wykorzystać dalej, na przykład przy samodzielnym prowadzeniu najmu lub przekazaniu mieszkania innej firmie.
Czy po zakończeniu współpracy umowy z najemcami wygasają? Czy trzeba robić cesje umów?
Nie, umowy z najemcami są zawarte bezpośrednio z właścicielem. Pozostają wiec w mocy po zakończeniu umowy z zarządcą. O całym procesie poinformujemy najemcą i właściciel nie musi wykonywać żadnych dodatkowych działań.
Masz pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z Rent Partner – pomożemy Ci wynająć mieszkanie bez ryzyka i z pełnym spokojem!
Mateusz Wasiak
Współzałożyciel Rent Partner i pasjonat myślenia systemowego. Mateusz wierzy, że każda firma powinna działać jak dobrze naoliwiona maszyna, w której każdy element współpracuje, by osiągnąć wspólny cel. Z zaangażowaniem propaguje ideę turkusowej organizacji, dbając o to, by Rent Partner było miejscem, w którym ludzie czują się zrozumiani i doceniani.
Odpowiada za kontakty z partnerami oraz rozwój i ekspansję firmy, zawsze szukając nowych, efektywnych dróg do wzrostu. Jego podejście do pracy oparte jest na zaufaniu, transparentności i współpracy, co sprawia, że Rent Partner rozwija się w zgodzie z wartościami firmy.