Bezpieczny wynajem mieszkania
Wynajem mieszkania może wydawać się z pozoru łatwym zajęciem. Właściciel musi się jednak liczyć z trudnościami natury prawnej, technicznej czy podatkowej. Zdecydowanie najwięcej obaw przed rozpoczęciem najmu dostarcza sam najemca. Podpisanie umowy z nowym lokatorem mieszkania zawsze wiąże się z ryzykiem zniszczenia nieruchomości lub ryzykiem pojawienia się problemów z egzekwowaniem należnych opłat. Co robić, aby bezpiecznie wynająć mieszkanie?
Czy najmem okazjonalny nie wystarczy?
W ostatnim czasie na popularności zyskuje umowa najmu okazjonalnego. Daje ona wynajmującemu dodatkowe zabezpieczenie, gdyby miało dojść do eksmisji lokatora. W naszym odczuciu najem okazjonalny jest bardzo dobrym dodatkowym zabezpieczeniem, z którego korzystamy w mniej niż 1% przypadków. Najem okazjonalny minimalizuje jedynie ryzyko zwiazane z wyprowadzką. Bezpieczny najem to jednak nie tylko najemca, który samodzielnie się wyprowadzi. W trakcie najmu i relacji z najemcą dochodzi do szeregu różnego rodzaju trudności i problemów, które trzeba rozwiązywać.
Dobry, najemca:
- płaci na czas
- płynnie się komunikuje, odbiera od nas telefony, odpisuje na maile
- przekazuje nam korspondencję i ważne informacje wywieszane na klatce schodowej
- jest kulturalny, a telefon do niego nie jest dla nas karą
- przestrzega umowy najmu
- wpuszcza do mieszkania osoby odpowiedzialne za przeglądy
- szanuje powierzone mu mieszkanie i ruchomości w nim
- wyprowadzi się po zakończeniu umowy najmu i przekaże mieszkanie w stanie niepogorszonym
W dużym uproszczeniu dobra relacja z najemcą oparta jest o wzajemny szacunek i jasne zasady. Najem okzjonalny pomaga się zabezpieczyć tylko przed jednym ryzykiem. Jednak i tu kryją się haczyki. W przypadku takiej umowy nasz nowy najemca musi koniecznie złożyć oświadczenie, w którym wskaże lokum na wypadek eksmisji. Niezbędne jest też zaświadczenie od właściciela innej nieruchomości, że jest gotów przyjąć lokatora w przypadku eksmisji. Umowa taka musi zostać podpisana u notariusza i zgłoszona do Urzędu Skarbowego. Nie dopełnienie, tych obowiązków może czynić ją nieważną. Pomijając czasochłonność, koszty i niezbędne formalności, umowę tę można niestety i tak obejść, czyniąc jej podpisanie nieskutecznym.
Istnieją jednak inne działania, które w znacnzym stopniu ograniczą ryzyko związane z wynajmem mieszkania.
5 zasad bezpiecznego wynajmu mieszkań
Zastanawialiśmy się, które elementy zarządzania najmem są najbardziej kluczowe w zwiększeniu bezpieczeństwa wynajmu. Chcieliśmy stworzyć też system, który każdy mógłby łatwo zapamiętać, a w konsekwencji realizować go i unikać największych błędów. Ostatecznie wytypowaliśmy 5 najwazniejszych elementów i stworzyliśmy akronim KLARA, który przedstawia zasady bezpiecznego najmu.
K – Kaucja: Zawsze pobierana, wysoka (co najmniej jeden czynsz), nigdy rozbijana na raty.
L – Lista dokumentów: Przygotowanie szczegółowej umowy najmu i protokołu zdawczo-odbiorczego.
A – Analiza najemcy: Weryfikacja tożsamości, historii płatniczej i wiarygodności najemcy.
R – Reakcja: Szybkie działanie w przypadku problemów, takich jak opóźnienia w płatnościach, brak kontaktu czy skargi sąsiadów.
A – Asekuracja: Ubezpieczenie mieszkania i OC najemcy, które chroni przed potencjalnymi stratami.
Każdą z tych zasad omówimy bardziej szczegółowo poniżej.
K – Kaucja: większa niż 1 czynsz i nigdy nie rozbijana na raty
Kaucja to finansowe zabezpieczenie umowy najmu, które chroni zarówno właściciela mieszkania, jak i najemcę. To swoisty „bufor bezpieczeństwa”, który pokrywa ewentualne szkody w mieszkaniu lub nieuregulowane zobowiązania finansowe najemcy, takie jak zaległe rachunki czy czynsz. Warto, aby kaucja była wyższa niż równowartość jednego miesięcznego czynszu – w końcu usuwanie szkód czy rekompensata za niezapłacone rachunki często przekraczają tę kwotę. Wyższa kaucja pozwala uniknąć stresu w trudnych sytuacjach, dając wszystkim stronom poczucie stabilności i uczciwości.
Decyzja o rozbiciu kaucji na raty może wydawać się przyjaznym gestem wobec najemcy, ale niesie ze sobą ryzyko. Często najemca, który nie jest w stanie zgromadzić pełnej kwoty przed wprowadzeniem się, może mieć trudności z regularnymi płatnościami w przyszłości. Aby uniknąć potencjalnych problemów finansowych i zapewnić płynny start współpracy, warto trzymać się zasady jednorazowego wpłacenia pełnej kaucji przed podpisaniem umowy. Kaucja to wyraz wzajemnego zaufania i odpowiedzialności – pozwólmy, aby spełniała swoją funkcję w pełni!
L -Lista dokumentów: umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy
Dobra umowa najmu musi regulować wzajemne prawa i obowiązki najemcy i wynajmującego. Poprawna umowa pisana jest na złe czasy i zabezpiecza obie strony przed ewentualnymi problemami (np. najemca zalega z płatnością, przeszkadza sąsiadom, użytkuje lokal niezgodnie z przeznaczeniem). Nie bój się podpisać długiej umowy. Nasza umowa zawiera 14 stron i cały czas ją ulepszamy.
Niezwykle ważne jest też udokumentowanie stanu mieszkania protokołem zdawczoodbiorczym przed i w chwili zakończenia najmu pisemnie oraz zdjęciami pozwala uniknąć nieporozumień, a nawet sporów sądowych. protokół powinien opisywać każde pomieszczenie mieszkania i każdy element jego wyposażenia.
Najemcy nie zawsze dokładnie czytają umowy. Dlatego tak ważne jest, by mieć pewność, że nasz przyszły partner szczegółowo zapoznał się z umową i tym samy nie będzie miał żadnych podstaw powoływać się na niewiedzę czy zarzucać nam umieszczenie w umowie niedozwolonych klauzul, niekorzystnych czy niejasnych zapisów. By zwiększyć bezpieczeństwo wynajmu mieszkania, możemy wspólnie przeanalizować umowę. Dobrym sposobem jest rozmowa i samodzielne poruszenie najważniejszych punktów, omówienie hipotetycznych sytuacji, by wykluczyć ewentualne nieporozumienia, które często mogą wynikać nie tylko ze złej woli, ale z nieuwagi czy błędnej interpretacji zapisu przez najemcę. W trakcie wyjaśniania umowy można też lepiej poznać najemcę i czasem zrezygnować z jej podpisania nim będzie za późno i będziemy tego żałować.
A – Analiza najemcy: Weryfikacja tożsamości, historii płatniczej i wiarygodności najemcy.
W naszej opinii najistotniejszym środkiem bezpieczeństwa zawsze pozostaje skrupulatna analiza i weryfikacja najemcy. Nie jest rzeczą prostą by na podstawie krótkiego spotkania i rozmowy trafnie ocenić charakter naszego rozmówcy, osoby, z którą ostatecznie zdecydujemy się na podpisanie umowy. W tym tekście przyjrzymy się temu czego się musimy wystrzegać i na co zwracać uwagę jako wynajmujący.
- Zapytaj, kim jest Twój potencjalny najemca – czy się uczy, czy pracuje? Jeśli studiuje, możesz zapytać, jaki kierunek wybrał; jeśli pracuje, w jakim charakterze. Naturalna i uprzejma rozmowa nie tylko pomoże Ci zrozumieć, kto będzie mieszkał w Twoim lokalu, ale także pozwoli zbudować przyjazną relację, która zaprocentuje w przyszłości i zwiększy szansę na podpisanie umowy najmu.
- Dowiedz się, dlaczego planuje przeprowadzkę. Czy zmiana jest związana z nową pracą, studiami, czy może osobistymi powodami? Motywacje najemcy mogą powiedzieć wiele o jego stabilności i planach na przyszłość.
- Sprawdź obecność najemcy w internecie i mediach społecznościowych. Czy jego publiczne zachowania budzą Twoje zaufanie? To subtelny sposób na weryfikację, czy przyszły lokator prowadzi styl życia, który zapewni Ci spokój i poczucie bezpieczeństwa.
- Jeśli kandydat pracuje, upewnij się, że jego historia płatnicza nie budzi wątpliwości. Platformy takie jak simpl.rent pozwalają sprawdzić, czy nie posiada zadłużeń lub problemów z komornikiem, które mogłyby wskazywać na potencjalne trudności w regulowaniu czynszu. Nie bój się także poprosić o przesłanie umowy o pracę – to standardowy krok, który świadczy o Twoim profesjonalizmie i trosce o jakość współpracy.
- Możesz też poprosić o numer telefonu do poprzedniego właściciela mieszkania, które wynajmował kandydat. Zdecydowana więszość właścicieli chętnie udzieli Ci informacji i zarekomenduje dobrego najemcę.
Żółte i czerwone lampki ostrzegawcze podczas weryfikacji najemcy
W trakcie spotkania i rozmowy z najemcą możemy zaobserwować pewne sygnały, które powinny wzbudzić naszą czujność lub nawet skłonić nas do odmówienia osobie zainteresowanej wynajmem. Naszym najwazniejszym zadaniem jest sprawdzenie, czy potencjalny najemca będzie umiał przestrzegać umowy najmu. Powinniśmy być więc czujni na wszystkie oznaki nieprzestrzegania przyjętych norm społecznych.
Czerwone lampki ostrzegawcze
Czerwona lampka ostrzegawcza to sygnał, który powinien spowodować naszą odmowę. Nie zawsze oznacza rezygnację z kandydata, ale zawsze z zaproponowanego przez niego rozwiązania. Nie zgadzaj się na:
- podpisanie umowy w imieniu innej dorosłej osoby
- umawianie spotkań z osobami, które w tym celu dzwonią po godzinie 22:00
- rozłożenie kaucji na raty
- Odmów podpisania umowy z osobą, która prezentuje w komunikacji w internecie lub na żywo zachowania agresywne, huligańskie lub bardzo imprezowe
Żółte lampki ostrzegawcze
Żółte lampki ostrzegawcze to sygnały, które powinny wzbudzić naszą wzmożoną czujność. Wystąpienie jednej żółtej flagi nie dyskwalifikuje najemcy. Należy jednak dokładnie sprawdzić takiego najemcę i sprawdzić czy nie zauważymy innych niepokojących sygnałów. Jeżeli w trakcie weryfikacji wystąpią minimum 2 sygnały ostrzegawcze, należy zrezygnować z wynajmu względem takiej osoby.
Zwróć uwagę czy najemca:
- mówi: „z opłacaniem czynszu nie będzie problemu”
- nie chce czytać umowy, i daje zgadza się na wszystko bez dopytywania. Swoją postawą pokazuje, że umowa nie jest dla niego istotna i w konsekwencji nie będzie jej przestrzegał
- chce się wprowadzić tego samego dnia kiedy ogląda mieszkanie
- posiada niechlujny wygląd
- ma braki w kulturze osobistej (nie zdejmuje butów, żuje gumę, bluźni, spóźnia się na spotkanie, brakuje mu dokumentów, lub ma zaświadczenie o zgubieniu dokumentów
- prosi o możliwość dokonywania płatności za czynsz gotówką
- skraca dystans, mówi do na „Ty” lub to proponuje
- nie zdjemuje butów, kiedy my zdejmujemy
- chce wynająć bez oglądania całości mieszkania np. łazienki
R- Reakcja na pojawiające się problemy
Czasem zdarzy się, że najemca nie wpłaci czynszu na czas. W jaki sposób i jakim czasie powinno się zareagować na taką sytuację? NIEZWŁOCZNIE. Już pierwszego dnia po przekroczeniu terminu płatności powinno się skontaktować z najemcą i ustalić przyczynę problemu. W ten sposób ustalamy akceptowalne granice naszej relacji. Jeżeli do następnego dnia nie otrzymamy przelewu lub wiadomości zwrotnej, to powinniśmy zadzwonić do kontaktu awaryjnego podanego przez najemcę oraz pojawić się osobiście w mieszkaniu. Na takie sytuacje trzeba reagować bardzo stanowczo. Z najemcą najlepiej podpisać rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, nieważne pod warunkiem spłaty zaległości. Taka reakcja może zabezpieczyć wynajem mieszkania i zdusić problem w zarodku.
Reakcja na problemy może też oznaczać zgłoszenia od sąsiadów czy adminsitracji wzgledem naszego najemcy. Wielokrotnie takie informacje mogą nie mieć pokrycia w rzeczywistości. Ważne jednak aby niezwłocznie monitorować takie styuacje i interweniować nim sytuacja eskaluje. Spotykając się z różnymi włąścicielami i ich historiami mamy wrażenie, że do problemów z wyprowadzką najemcy najcześciej dochodzi ze wzgledu na zaniedbania na etapie selekcji najemców oraz właście reakcji na problemy. Często wynika to z wiary w czyste intencje najemców. Ważne jednak, aby mimo pozytywnych przekonań względem najemcy weryfikować zgłoszenia i stawiać granice. W przypadku dobrego najemcy i przy szybkiej reakcji z naszej strony problemy zostaną rozwiązane bez uszczerbku na relacji z najemcą.
A – Asekuracja: Ubezpieczenie mieszkania i OC najemcy
- Ubezpieczenie mieszkania to nie tylko formalność, ale przede wszystkim sposób na ochronę przed nieprzewidzianymi zdarzeniami, które mogą narazić Cię na wysokie koszty. Mieszkanie może być narażone na różne zagrożenia – od zalania, przez pożar, aż po włamanie czy uszkodzenia spowodowane przez burzę. Ubezpieczenie pozwala pokryć koszty naprawy, wymiany uszkodzonych elementów czy nawet straty związane z utratą cennych przedmiotów. Dzięki temu nie musisz obawiać się nagłych wydatków, które mogłyby poważnie obciążyć Twój budżet.
- Warto również wymagać ubezpieczenia OC w życiu prywatnym z klauzulą najemcy. Jest to jednorazowy koszt ok. 50 zł, a stanowi dodatkowe zabezpieczenie wynajmu mieszkania na wypadek szkód spowodowanych przez najemcę w trakcie umowy najmu. Kiedy najemca ze swojej winy spowoduje szkodę to nie zawsze kaucja będzie wystarczająca aby pokryć zniszczenia. Ubezpieczyciel może również odmówić wypłaty odszkodowania kiedy to najemca zaleje sąsiadów.
Bezpieczny wynajem mieszkania jest możliwy
Uniknięcie problematycznych najemców nie jest łatwe i wymaga zaangażowania, ale jest możliwe i zależy w dużej mierze właśnie od Wynajmującego. Większość historii o problematycznych najemcach, którzy zniszczyli mieszkanie i nie chcieli się wyprowadzić, wynika z zaniedbań wyżej wymienionych form zabezpieczeń. Obecnie na ponad 1200 podpisanych przez nas umów najmu mniej niż 2% zakończyło się przedterminową wyprowadzką najemcy, a jak dotąd nie mieliśmy sytuacji, aby najemca nie chciał opuścić mieszkania. Jeżeli bezpieczny wynajem mieszkania wciąż wydaje Ci się trudny, zawsze możesz skorzystać z naszych usług zarządzania najmem.